L'enregistrement en ligne permet aux clients de vous donner leurs informations avant d'arriver. Quand ils ont terminé, ils arrivent directement sur leur portail client, avec le code de porte, le Wi-Fi et l'itinéraire. L'enregistrement en ligne est inclus dans tous les plans.

Ce que voient les clients

Chaque enregistrement a deux étapes fixes et jusqu'à trois que vous choisissez :

Étape	Toujours active ?	Ce que fait le client
Vos informations	Oui	Confirme son nom, son e-mail et son téléphone. Le lien du portail client est envoyé à cette adresse.
Heure d’arrivée prévue	Vous choisissez	Choisit à peu près l'heure de son arrivée.
Véhicule et parking	Vous choisissez	Indique s'il vient en voiture et saisit le numéro d'immatriculation.
Vérification d’identité	Vous choisissez (plan Growth ou supérieur)	Envoie une photo de sa pièce d'identité.
Confirmation	Oui	Vérifie les informations, lit votre règlement intérieur et coche une case pour l'accepter.

En haut de la page des paramètres, Ce que voient les clients montre les étapes telles qu'elles sont maintenant, et suit vos interrupteurs à mesure que vous les changez.

Choisir les étapes

Allez dans Paramètres et ouvrez Portail client et enregistrement en ligne. L'onglet Arrivée s'ouvre.
Sous Étapes de l’enregistrement, activez ou désactivez Heure d’arrivée prévue.
Activez ou désactivez Véhicule et parking. Quand l'étape est active, vous pouvez aussi cocher Demander le type de véhicule, puis Obliger le client à en choisir un (obligatoire) si vous organisez des places de stationnement.
Si vous voulez des photos de pièces d'identité, activez Vérification d’identité et choisissez De qui avez-vous besoin de la pièce d’identité ? (voir Photos de pièces d'identité).
Sous Règlement intérieur et acceptation, gardez Règles standard ou choisissez Écrire mon propre règlement.
Cliquez sur Enregistrer les paramètres d’enregistrement.

Le changement s'applique au prochain client qui ouvre l'enregistrement. Une étape désactivée est entièrement cachée aux clients.

Remarque: La première fois que vous activez la Vérification d'identité, TIOO vous demande de confirmer vos responsabilités pour les photos de pièces d'identité sur une page unique (Activer la vérification d’identité). L'étape pièce d'identité ne s'active qu'après avoir cliqué sur J’accepte ces responsabilités.

Le règlement que les clients acceptent

Les Règles standard sont faites à partir de vos réglages de règlement intérieur (heures d'arrivée et de départ, heures calmes, tabac, animaux, frais) et s'affichent dans la langue du client. Modifiez-les dans Règlement intérieur.

Écrire mon propre règlement affiche votre texte exactement tel que vous le saisissez. Il n'est pas traduit. Vous pouvez aussi changer la phrase à côté de la case à cocher ; la phrase standard est traduite pour les clients, la vôtre s'affiche telle que vous l'avez saisie. L'aperçu sur la page montre ce que les clients verront.

Quand un client termine, une copie exacte de ce qu'il a accepté est gardée sur sa réservation.

Des étapes différentes pour chaque établissement

Si vous avez plus d'un établissement, la page indique Réglages par défaut de l’organisation en haut : ces réglages s'appliquent à chaque établissement qui n'a pas ses propres réglages.

Choisissez l'établissement dans le sélecteur d'établissement en haut du tableau de bord.
Dans l'onglet Arrivée, cliquez sur Personnaliser pour (nom de l'établissement).
Changez les étapes et cliquez sur Enregistrer les paramètres d’enregistrement.

Pour revenir aux réglages communs, cliquez sur Rétablir les valeurs par défaut.

Où les clients trouvent l'enregistrement

La carte Lien d’enregistrement en ligne pour les clients en haut de la page contient votre adresse d'enregistrement avec Copier et Ouvrir. Elle fonctionne seule, même sans site web. Les clients l'ouvrent, saisissent leur référence de réservation et commencent.

TIOO envoie aussi le lien d'enregistrement par e-mail la veille de l'arrivée aux clients confirmés qui ont une adresse e-mail. Voir Envoyer à un client son lien d'enregistrement.

Quand le lien fonctionne

L'enregistrement ouvre 3 jours avant l'arrivée et reste ouvert jusqu'à la fin du séjour.
Si un client essaie trop tôt, ou saisit une référence que TIOO ne trouve pas, il voit un seul message : « Impossible d’ouvrir l’enregistrement avec cette référence. » TIOO ne dit pas pourquoi, pour que personne ne puisse deviner les réservations d'autres clients en essayant des références.
Un client déjà enregistré est envoyé vers son portail client.
Une référence de réservation avec plusieurs chambres correspond à un seul enregistrement. Le client s'enregistre une fois et toutes les chambres sont couvertes.

Ce qui se passe quand un client termine

La réservation reçoit l'e-mail, le téléphone, l'heure d'arrivée et l'immatriculation que le client a donnés. C'est souvent la première fois qu'une réservation venant d'un site de réservation a un e-mail et un téléphone.
Le client reçoit un e-mail avec le lien de son portail client, dans sa langue.
La fiche client apparaît dans Fichiers clients.
À partir du plan Growth, Suivi des enregistrements montre combien de clients ont commencé et terminé, où ils se sont arrêtés, et leurs photos de pièces d'identité.

Attention: Changer une étape ne change pas les enregistrements déjà terminés. Les clients qui se sont déjà enregistrés ne seront pas interrogés à nouveau.

Qui peut changer cela

Les personnes qui peuvent modifier les paramètres (propriétaires et administrateurs dans les rôles tout prêts).

Enregistrement en ligne : ce que remplissent les clients, et choisir les étapes