Photos de pièces d'identité : les recueillir, les vérifier et qui peut les voir

TIOO peut demander aux clients une photo de leur pièce d'identité (passeport, permis de conduire ou carte d'identité) pendant l'enregistrement en ligne, et vous pouvez en ajouter une vous-même à la réception. Les photos de pièces d'identité sont disponibles à partir du plan Growth.

Attention: Les photos de pièces d'identité sont des données personnelles sensibles. TIOO vous donne les outils pour les recueillir, les vérifier, les garder et les supprimer. Savoir si vous devez recueillir des pièces d'identité, celles de qui et pendant combien de temps dépend de la loi du lieu où se trouve votre établissement. TIOO ne peut pas donner de conseil juridique : en cas de doute, demandez à un avocat ou un juriste, ou à votre office de tourisme local.

Activer l'étape pièce d'identité

1. Allez dans Paramètres et ouvrez Portail client et enregistrement en ligne. L'onglet Arrivée s'ouvre.
2. Activez Vérification d’identité.
3. Sous De qui avez-vous besoin de la pièce d’identité ?, choisissez Client principal seulement, 2 personnes, 3 personnes ou Chaque adulte de la réservation (suit le nombre d'adultes de la réservation, jusqu'à 10).
4. Si vous demandez plus d'une personne, décidez si vous cochez Les clients doivent envoyer chaque pièce d’identité avant de terminer l’enregistrement. Si la case n'est pas cochée, les pièces d'identité en plus sont facultatives et vous pouvez les recueillir à la réception.
5. Facultatif : sous Ne pas demander de pièce d’identité pour les réservations venant de, cochez les sites de réservation dont vous ne voulez pas interroger les clients. Ces sites ne vous transmettent jamais la pièce d'identité : ne cochez donc un site que si vous n'avez pas besoin de la pièce d'identité vous-même.
6. Vérifiez Durée de conservation des pièces d’identité (jours) (voir « Combien de temps TIOO les garde » plus bas).
7. Cliquez sur Enregistrer les paramètres d’enregistrement.

La première fois, TIOO ouvre une page unique, Activer la vérification d’identité, qui liste vos responsabilités en tant qu'entreprise qui recueille les pièces d'identité. Cochez chacune d'elles et cliquez sur J’accepte ces responsabilités. L'étape pièce d'identité s'active ensuite.

La page peut aussi suggérer un choix pour votre pays, par exemple Chaque adulte de la réservation là où la loi vous demande d'identifier chaque adulte.

Ce que fait le client

Le client voit une étape pièce d'identité pendant l'enregistrement, avec une courte notice sur la façon dont la photo est utilisée et gardée. Il prend une photo avec son téléphone ou en choisit une. La pièce d'identité du client principal est toujours demandée ; pour les personnes en plus, le client saisit le nom de chaque personne. Un client qui a déjà séjourné chez vous et dont vous avez encore la pièce d'identité n'a qu'à ajouter les autres personnes.

Quand la photo arrive, une vérification automatique regarde si elle est nette et ressemble à une vraie pièce d'identité, et donne un score de confiance. Aucune décision n'est prise sur le score seul : les envois qui semblent anormaux sont signalés pour qu'une personne les regarde, et la cloche du tableau de bord sonne quand l'un d'eux doit être vérifié.

Vérifier les photos

1. Ouvrez Suivi des enregistrements.
2. TIOO vous demande de confirmer que c'est bien vous (votre mot de passe, ou votre code de connexion si vous en utilisez un). Cela dure un petit moment.
3. Cliquez sur À vérifier pour voir les pièces d'identité nouvelles ou signalées.
4. Ouvrez une pièce d'identité. La photo est floutée jusqu'à ce que vous cliquiez sur Afficher pendant 60 secondes.
5. Cliquez sur Approuver, Signaler ou Refuser.

Si vous refusez une pièce d'identité, le portail client du client lui indique qu'elle n'a pas été acceptée et lui demande d'envoyer une nouvelle photo.

Supprimer retire la photo définitivement. Chaque consultation, modification et téléchargement est inscrit dans le journal d'activité.

Ajouter une pièce d'identité à la réception

Pour les clients sans réservation, ou une personne en plus qui n'en a pas envoyé :

1. Ouvrez la réservation depuis Réservations.
2. Dans la carte Pièces d’identité du client, cliquez sur Prendre une photo / Choisir un fichier.
3. Facultatif : saisissez le nom de la personne sous À qui appartient cette pièce d’identité ? (facultatif).
4. Cliquez sur Importer une pièce d’identité.

La photo est enregistrée comme un envoi fait pendant l'enregistrement et apparaît dans Suivi des enregistrements. Les propriétaires, administrateurs, responsables et réceptionnistes peuvent en ajouter. Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent en supprimer une.

Qui peut voir et télécharger les pièces d'identité

• Les propriétaires, administrateurs et responsables peuvent ouvrir Suivi des enregistrements et voir les pièces d'identité. Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent les approuver, signaler, refuser et supprimer.
• Télécharger le dossier (un PDF ou l'image, pour une demande de la police, une demande d'accès aux données du client ou une décision de justice) est réservé au propriétaire et aux administrateurs. TIOO demande pour qui est le dossier et pourquoi, et garde cette trace. Avant un téléchargement, TIOO peut aussi vous demander de faire vérifier votre établissement et de protéger la connexion du propriétaire avec une application d'authentification.
• Par défaut, le propriétaire reçoit un e-mail chaque fois qu'un dossier ou une photo de pièce d'identité est téléchargé, pour que vous remarquiez si quelqu'un d'autre utilise un identifiant.
• Le personnel de ménage ne voit jamais les pièces d'identité.

Combien de temps TIOO les garde

Dans l'onglet Arrivée, Durée de conservation des pièces d’identité (jours) règle combien de temps les pièces d'identité sont gardées, compté à partir de la fin du séjour. La page montre la durée minimale légale que TIOO a enregistrée pour le pays de votre établissement (s'il y en a une) et la durée la plus longue pendant laquelle TIOO garde les pièces d'identité (7 ans). Le réglage s'applique à tous vos établissements et aux pièces d'identité ajoutées à la réception ; une modification s'applique aux pièces d'identité envoyées à partir de ce moment.

À la fin de la durée, TIOO supprime la photo automatiquement. Une pièce d'identité liée à une demande de la police ou de la justice encore ouverte est gardée jusqu'à la clôture de cette demande.

Remarque: Chaque photo de pièce d'identité compte dans l'espace de stockage de votre plan.