O TIOO pode pedir aos hóspedes uma foto do documento de identidade (passaporte, carteira de motorista ou RG) durante o check-in online, e você também pode adicionar uma na recepção. As fotos de documentos estão no plano Growth ou superior.

Atenção: Fotos de documentos são dados pessoais sensíveis. O TIOO oferece as ferramentas para pedir, conferir, guardar e apagar essas fotos. Se você precisa pedi-las, de quem e por quanto tempo depende da lei do lugar onde fica sua hospedagem. O TIOO não pode dar orientação jurídica: se tiver dúvidas, consulte um advogado ou o órgão de turismo local.

Ativar a etapa de documento

  1. Vá em Configurações e abra Portal do hóspede e check-in online. A aba Check-in abre.
  2. Ative Verificação de identidade.
  3. Em De quem você precisa do documento?, escolha Somente do hóspede principal, 2 pessoas, 3 pessoas ou Todos os adultos da reserva (segue o número de adultos da reserva, até 10).
  4. Se você pede mais de uma pessoa, decida se marca Os hóspedes devem enviar todos os documentos antes de concluir o check-in. Sem marcar, os documentos extras são opcionais e você pode pedi-los na recepção.
  5. Opcional: em Não pedir documento de identidade em reservas de, marque os sites de reserva cujos hóspedes você não quer pedir. Esses sites nunca repassam o documento para você, então só marque um site se você mesmo não precisar do documento.
  6. Confira o Período de retenção dos documentos de identidade (dias) (veja "Por quanto tempo o TIOO guarda" abaixo).
  7. Clique em Salvar configurações de check-in.

Na primeira vez, o TIOO abre uma página que aparece uma única vez, Ativar a verificação de identidade, com suas responsabilidades como empresa que recolhe os documentos. Marque cada uma e clique em Aceito estas responsabilidades. A partir daí a etapa de documento é ativada.

A página também pode sugerir uma opção para o seu país, por exemplo Todos os adultos da reserva onde a lei pede que cada adulto seja identificado.

O que o hóspede faz

Durante o check-in, o hóspede vê uma etapa de documento com um aviso curto sobre como a foto é usada e guardada. Ele tira uma foto com o celular ou escolhe uma. O documento do hóspede principal é sempre necessário; para as pessoas extras, o hóspede digita o nome de cada uma. Um hóspede que já se hospedou e cujo documento ainda está guardado só precisa adicionar as outras pessoas.

Quando a foto chega, uma verificação automática olha se ela está nítida e parece um documento real, e dá uma nota de confiança. Nenhuma decisão é tomada só pela nota: as fotos que parecem erradas ficam sinalizadas para uma pessoa olhar, e o sino do painel avisa quando uma precisa ser conferida.

Conferir as fotos

  1. Abra Estatísticas de check-in.
  2. O TIOO pede que você confirme que é você (sua senha, ou seu código de login se você usa um). Isso vale por um tempo.
  3. Clique em Para revisar para ver os documentos novos ou sinalizados.
  4. Abra um documento. A foto fica desfocada até você clicar em Mostrar por 60 segundos.
  5. Clique em Aprovar, Sinalizar ou Recusar.

Se você recusar um documento, o app do hóspede avisa que ele não foi aceito e pede uma foto nova.

Excluir apaga a foto definitivamente. Cada visualização, alteração e download fica anotado no registro de atividades.

Adicionar um documento na recepção

Para hóspedes sem reserva prévia, ou uma pessoa extra que não enviou o documento:

  1. Abra a reserva em Reservas.
  2. No cartão Documentos de identidade do hóspede, clique em Tirar foto / Escolher arquivo.
  3. Opcional: digite o nome da pessoa em De quem é o documento? (opcional).
  4. Clique em Enviar documento.

A foto é guardada como uma do check-in e aparece em Estatísticas de check-in. Proprietários, administradores, gerentes e recepcionistas podem enviar. Só proprietários e administradores podem excluir.

Quem pode ver e baixar os documentos

  • Proprietários, administradores e gerentes podem abrir Estatísticas de check-in e ver os documentos. Só proprietários e administradores podem aprovar, sinalizar, recusar e excluir.
  • Baixar registro (um PDF ou a imagem, para um pedido da polícia, uma solicitação de dados do hóspede ou uma ordem judicial) é só para o proprietário e os administradores. O TIOO pergunta para quem é e por quê, e guarda esse registro. Antes de um download, o TIOO também pode pedir que você verifique sua empresa e proteja o login do proprietário com um app autenticador.
  • Por padrão, o proprietário recebe um e-mail toda vez que um registro ou foto de documento é baixado, para você perceber se outra pessoa está usando um login.
  • A equipe de limpeza nunca vê os documentos.

Por quanto tempo o TIOO guarda

Na aba Check-in, o Período de retenção dos documentos de identidade (dias) define por quanto tempo os documentos ficam guardados, contando a partir do fim da estadia. A página mostra o mínimo legal que o TIOO tem registrado para o país da sua empresa (se houver) e o máximo que o TIOO guarda os documentos (7 anos). A configuração vale para todas as suas hospedagens e para os documentos adicionados na recepção; uma mudança vale para os documentos enviados a partir dali.

Quando o período termina, o TIOO apaga a foto automaticamente. Um documento ligado a um pedido aberto da polícia ou da justiça fica guardado até esse pedido ser encerrado.

Nota: Cada foto de documento conta para o armazenamento do seu plano.

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