Fotos de documentos de identidad: pedirlas, revisarlas y quién puede verlas

TIOO puede pedir a los huéspedes una foto de su documento de identidad (pasaporte, permiso de conducir o DNI) durante el check-in online, y también puedes añadirla tú en recepción. Las fotos de documentos están en el plan Growth o superior.

Atención: Las fotos de documentos son datos personales sensibles. TIOO te da las herramientas para pedirlas, revisarlas, guardarlas y borrarlas. Si tienes que pedirlas, de quién y durante cuánto tiempo depende de la ley del lugar donde está tu alojamiento. TIOO no puede darte asesoramiento legal: si tienes dudas, consulta a un abogado o a tu autoridad local de turismo.

Activar el paso de documento

1. Ve a Configuración y abre Portal del huésped y check-in online. Se abre la pestaña Check-in.
2. Activa Verificación de identidad.
3. En ¿De quién necesitas el documento?, elige Solo del huésped principal, 2 personas, 3 personas o Todos los adultos de la reserva (sigue el número de adultos de la reserva, hasta 10).
4. Si pides más de una persona, decide si marcas Los huéspedes deben subir todos los documentos antes de terminar el check-in. Si no lo marcas, los documentos extra son opcionales y puedes pedirlos en recepción.
5. Opcional: en No pedir documento de identidad en reservas de, marca los sitios de reservas a cuyos huéspedes no quieres pedirlo. Esos sitios nunca te pasan el documento, así que marca un sitio solo si tú no lo necesitas.
6. Revisa el Periodo de conservación de documentos de identidad (días) (más abajo, «Cuánto tiempo los guarda TIOO»).
7. Haz clic en Guardar configuración del check-in.

La primera vez, TIOO abre una página que solo aparece una vez, Activar la verificación de identidad, con tus responsabilidades como negocio que recoge los documentos. Marca cada una y haz clic en Acepto estas responsabilidades. A partir de ahí se activa el paso de documento.

La página también puede recomendarte una opción para tu país, por ejemplo Todos los adultos de la reserva donde la ley pide identificar a cada adulto.

Qué hace el huésped

Durante el check-in, el huésped ve un paso de documento con un breve aviso sobre cómo se usa y se guarda la foto. Hace una foto con el móvil o elige una. El documento del huésped principal siempre es necesario; para las personas extra, el huésped escribe el nombre de cada una. Un huésped que ya se alojó y cuyo documento sigue guardado solo tiene que añadir a las demás personas.

Cuando llega la foto, una comprobación automática mira si se ve bien y parece un documento real, y le da una puntuación de confianza. Nunca se decide nada solo con esa puntuación: las fotos que parecen dudosas quedan marcadas para que las mire una persona, y la campana del panel avisa cuando hay que revisar una.

Revisar las fotos

1. Abre Estadísticas de check-in.
2. TIOO te pide confirmar que eres tú (tu contraseña, o tu código de inicio de sesión si usas uno). Dura un rato.
3. Haz clic en Por revisar para ver los documentos nuevos o marcados.
4. Abre un documento. La foto está difuminada hasta que haces clic en Mostrar durante 60 segundos.
5. Haz clic en Aprobar, Marcar o Rechazar.

Si rechazas un documento, la app del huésped le dice que no ha sido aceptado y le pide que suba una foto nueva.

Eliminar borra la foto definitivamente. Cada vista, cambio y descarga queda anotado en el registro de actividad.

Añadir un documento en recepción

Para huéspedes sin reserva previa, o una persona extra que no lo subió:

1. Abre la reserva desde Reservas.
2. En la tarjeta Documentos de identidad del huésped, haz clic en Hacer foto / Elegir archivo.
3. Opcional: escribe el nombre de la persona en ¿De quién es el documento? (opcional).
4. Haz clic en Subir documento.

La foto se guarda igual que una del check-in y aparece en Estadísticas de check-in. Pueden subirla propietarios, administradores, gerentes y recepcionistas. Solo los propietarios y administradores pueden borrarla.

Quién puede ver y descargar los documentos

• Los propietarios, administradores y gerentes pueden abrir Estadísticas de check-in y ver los documentos. Solo los propietarios y administradores pueden aprobarlos, marcarlos, rechazarlos y borrarlos.
• Descargar registro (un PDF o la imagen, para una petición de la policía, una solicitud de datos del huésped o una orden judicial) es solo para el propietario y los administradores. TIOO pregunta para quién es y por qué, y guarda ese registro. Antes de una descarga, TIOO también puede pedirte que verifiques tu negocio y que protejas el inicio de sesión del propietario con una app de autenticación.
• Por defecto, el propietario recibe un email cada vez que se descarga un registro o una foto de documento, para que te des cuenta si otra persona usa un inicio de sesión.
• El personal de limpieza nunca ve los documentos.

Cuánto tiempo los guarda TIOO

En la pestaña Check-in, el Periodo de conservación de documentos de identidad (días) fija cuánto tiempo se guardan los documentos, contando desde el final de la estancia. La página muestra el mínimo legal que TIOO tiene registrado para el país de tu negocio (si lo hay) y lo máximo que TIOO guarda los documentos (7 años). El ajuste vale para todos tus alojamientos y para los documentos añadidos en recepción; un cambio se aplica a los documentos subidos a partir de ese momento.

Cuando termina el periodo, TIOO borra la foto automáticamente. Un documento vinculado a una petición abierta de la policía o de un juzgado se guarda hasta que se cierra esa petición.

Nota: Cada foto de documento cuenta para el almacenamiento de tu plan.