Foto dei documenti degli ospiti: raccoglierle, controllarle e chi può vederle

TIOO può chiedere agli ospiti una foto del loro documento (passaporto, patente o carta d'identità) durante il check-in online, e Lei può aggiungerne una alla reception. Le foto dei documenti sono disponibili con il piano Growth o superiore.

Attenzione: Le foto dei documenti sono dati personali delicati. TIOO Le dà gli strumenti per raccoglierle, controllarle, conservarle ed eliminarle. Se deve raccogliere i documenti, di chi e per quanto tempo dipende dalla legge del luogo in cui si trova la Sua struttura. TIOO non può dare consulenza legale: se ha dubbi, chieda a un avvocato o all'ente del turismo locale.

Attivare il passaggio del documento

1. Vada in Impostazioni e apra Portale ospiti e check-in online. Si apre la scheda Check-in.
2. Attivi Verifica dell'identità.
3. Sotto Di chi Le serve il documento?, scelga Solo dell'ospite principale, 2 persone, 3 persone o Tutti gli adulti della prenotazione (segue il numero di adulti della prenotazione, fino a 10).
4. Se chiede il documento di più persone, decida se spuntare Gli ospiti devono caricare tutti i documenti prima di terminare il check-in. Se non lo spunta, i documenti in più sono facoltativi e può raccoglierli alla reception.
5. Facoltativo: sotto Non chiedere il documento per le prenotazioni da, spunti i portali di prenotazione ai cui ospiti non vuole chiederlo. Questi portali non Le passano mai il documento, quindi spunti un portale solo se il documento non Le serve.
6. Controlli Periodo di conservazione dei documenti (giorni) (veda "Per quanto tempo TIOO le conserva" più sotto).
7. Clicchi su Salva le impostazioni del check-in.

La prima volta, TIOO apre una pagina che compare una sola volta, Attiva la verifica dell'identità, con l'elenco delle Sue responsabilità come attività che raccoglie i documenti. Spunti ognuna e clicchi su Accetto queste responsabilità. Dopo, il passaggio del documento si attiva.

La pagina può anche suggerirLe una scelta per il Suo paese, per esempio Tutti gli adulti della prenotazione dove la legge chiede di identificare ogni adulto.

Cosa fa l'ospite

Durante il check-in l'ospite vede un passaggio per il documento, con un breve avviso su come la foto viene usata e conservata. Scatta una foto con il telefono o ne sceglie una. Il documento dell'ospite principale serve sempre; per le persone in più l'ospite scrive il nome di ognuna. Un ospite che ha già soggiornato da Lei e il cui documento è ancora in archivio deve solo aggiungere le altre persone.

Quando la foto arriva, un controllo automatico verifica se è nitida e se sembra un documento vero, e dà un punteggio di affidabilità. Nessuna decisione viene presa dal solo punteggio: i caricamenti che sembrano sbagliati vengono segnalati perché una persona li guardi, e la campanella della dashboard suona quando ce n'è uno da controllare.

Controllare le foto

1. Apra Statistiche check-in.
2. TIOO Le chiede di confermare che è Lei (la Sua password, o il Suo codice di accesso se ne usa uno). La conferma vale per poco tempo.
3. Clicchi su Da controllare per vedere i documenti nuovi o segnalati.
4. Apra un documento. La foto resta sfocata finché non clicca su Mostra per 60 secondi.
5. Clicchi su Approva, Segnala o Rifiuta.

Se rifiuta un documento, l'app dell'ospite gli dice che non è stato accettato e gli chiede di caricare una nuova foto.

Elimina cancella la foto per sempre. Ogni visualizzazione, modifica e download viene registrato nel registro attività.

Aggiungere un documento alla reception

Per gli ospiti senza prenotazione o per una persona in più che non l'ha caricato:

1. Apra la prenotazione da Prenotazioni.
2. Nel riquadro Documenti d'identità degli ospiti, clicchi su Scatta una foto / Scegli un file.
3. Facoltativo: scriva il nome della persona sotto Di chi è il documento? (facoltativo).
4. Clicchi su Carica il documento.

La foto viene conservata come un caricamento del check-in e compare in Statistiche check-in. Possono caricare proprietari, amministratori, manager e receptionist. Solo proprietari e amministratori possono eliminarla.

Chi può vedere e scaricare i documenti

• Proprietari, amministratori e manager possono aprire Statistiche check-in e vedere i documenti. Solo proprietari e amministratori possono approvarli, segnalarli, rifiutarli ed eliminarli.
• Scarica la scheda (un PDF o l'immagine, per una richiesta della polizia, una richiesta di dati dell'ospite o un ordine del tribunale) è riservato al proprietario e agli amministratori. TIOO chiede per chi è la scheda e perché, e conserva questa registrazione. Prima di un download, TIOO può anche chiederLe di verificare la Sua attività e di proteggere l'accesso del proprietario con un'app di autenticazione.
• Per impostazione predefinita il proprietario riceve un'email ogni volta che viene scaricata la scheda o la foto di un documento, così si accorge se qualcun altro sta usando un accesso.
• Gli addetti alle pulizie non vedono mai i documenti.

Per quanto tempo TIOO le conserva

Nella scheda Check-in, Periodo di conservazione dei documenti (giorni) stabilisce per quanto tempo i documenti vengono conservati, contando dalla fine del soggiorno. La pagina mostra il minimo legale che TIOO ha registrato per il paese della Sua attività (se c'è) e il periodo più lungo per cui TIOO conserva i documenti (7 anni). L'impostazione vale per tutte le Sue strutture e per i documenti aggiunti alla reception; una modifica vale per i documenti caricati da quel momento in poi.

Alla fine del periodo, TIOO elimina la foto automaticamente. Un documento collegato a una richiesta aperta della polizia o del tribunale viene conservato finché la richiesta non viene chiusa.

Nota: Ogni foto di un documento conta nello spazio di archiviazione del Suo piano.