Ausweisfotos der Gäste: sammeln, prüfen und wer sie sehen kann

TIOO kann Gäste beim Online-Check-in um ein Foto ihres Ausweises bitten (Reisepass, Führerschein oder Personalausweis), und Sie können an der Rezeption selbst eines hinzufügen. Ausweisfotos gibt es ab dem Plan Growth.

Achtung: Ausweisfotos sind sensible personenbezogene Daten. TIOO gibt Ihnen die Werkzeuge, um sie zu sammeln, zu prüfen, aufzubewahren und zu löschen. Ob Sie Ausweise sammeln müssen, von wem und wie lange, hängt vom Recht am Ort Ihrer Unterkunft ab. TIOO kann keine Rechtsberatung geben: Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie eine Anwältin oder einen Anwalt oder Ihre örtliche Tourismusbehörde.

Den Ausweis-Schritt einschalten

1. Gehen Sie zu Einstellungen und öffnen Sie Gästeportal & Online-Check-in. Der Tab Anreise öffnet sich.
2. Schalten Sie Identitätsprüfung ein.
3. Wählen Sie unter Wessen Ausweis brauchen Sie? die Option Nur Hauptgast, 2 Personen, 3 Personen oder Jeder Erwachsene der Buchung (richtet sich nach der Zahl der Erwachsenen in der Buchung, bis zu 10).
4. Wenn Sie nach mehr als einer Person fragen, entscheiden Sie, ob Sie Gäste müssen alle Ausweise hochladen, bevor sie den Check-in abschließen anhaken. Ohne Haken sind die weiteren Ausweise freiwillig, und Sie können sie an der Rezeption sammeln.
5. Optional: Haken Sie unter Keinen Ausweis verlangen bei Buchungen von die Buchungsportale an, deren Gäste Sie nicht fragen möchten. Diese Portale geben Ihnen den Ausweis nie weiter; haken Sie ein Portal also nur an, wenn Sie den Ausweis selbst nicht brauchen.
6. Prüfen Sie die Aufbewahrungsfrist für Ausweise (Tage) (siehe „Wie lange TIOO sie aufbewahrt“ unten).
7. Klicken Sie auf Check-in-Einstellungen speichern.

Beim ersten Mal öffnet TIOO eine einmalige Seite, Identitätsprüfung aktivieren, die Ihre Pflichten als Betrieb auflistet, der die Ausweise sammelt. Haken Sie jede an und klicken Sie auf Ich akzeptiere diese Pflichten. Danach schaltet sich der Ausweis-Schritt ein.

Die Seite schlägt vielleicht auch eine Wahl für Ihr Land vor, zum Beispiel Jeder Erwachsene der Buchung, wo das Recht verlangt, jeden Erwachsenen zu identifizieren.

Was der Gast tut

Der Gast sieht beim Check-in einen Ausweis-Schritt mit einem kurzen Hinweis, wie das Foto verwendet und aufbewahrt wird. Er macht ein Foto mit seinem Handy oder wählt eines aus. Der Ausweis des Hauptgastes ist immer nötig; für weitere Personen gibt der Gast den Namen jeder Person ein. Ein Gast, der schon einmal bei Ihnen war und dessen Ausweis Sie noch haben, muss nur die anderen Personen ergänzen.

Wenn das Foto ankommt, prüft eine automatische Kontrolle, ob es scharf ist und wie ein echter Ausweis aussieht, und gibt einen Vertrauenswert. Allein aufgrund des Werts wird nichts entschieden: Uploads, die falsch aussehen, werden markiert, damit ein Mensch sie ansieht, und die Glocke im Dashboard klingelt, wenn einer geprüft werden muss.

Die Fotos prüfen

1. Öffnen Sie Check-in-Einblicke.
2. TIOO bittet Sie zu bestätigen, dass Sie es sind (Ihr Passwort oder Ihr Anmeldecode, wenn Sie einen verwenden). Das gilt eine kurze Zeit.
3. Klicken Sie auf Zu prüfen, um neue oder markierte Ausweise zu sehen.
4. Öffnen Sie einen Ausweis. Das Foto ist unscharf, bis Sie auf 60 Sekunden lang anzeigen klicken.
5. Klicken Sie auf Annehmen, Markieren oder Ablehnen.

Wenn Sie einen Ausweis ablehnen, sagt die App des Gastes ihm, dass er nicht akzeptiert wurde, und bittet ihn, ein neues Foto hochzuladen.

Löschen entfernt das Foto endgültig. Jedes Ansehen, jede Änderung und jeder Download wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten.

An der Rezeption einen Ausweis hinzufügen

Für Gäste ohne Buchung oder eine weitere Person, die keinen hochgeladen hat:

1. Öffnen Sie die Buchung unter Buchungen.
2. Klicken Sie in der Karte Ausweisdokumente des Gastes auf Foto aufnehmen / Datei wählen.
3. Optional: Geben Sie den Namen der Person unter Wessen Ausweis ist das? (optional) ein.
4. Klicken Sie auf Ausweis hochladen.

Das Foto wird wie ein Upload beim Check-in gespeichert und erscheint in den Check-in-Einblicken. Inhaber, Admins, Manager und Rezeptionisten können hochladen. Nur Inhaber und Admins können eines löschen.

Wer Ausweise sehen und herunterladen kann

• Inhaber, Admins und Manager können die Check-in-Einblicke öffnen und Ausweise ansehen. Nur Inhaber und Admins können sie annehmen, markieren, ablehnen und löschen.
• Datensatz herunterladen (ein PDF oder das Bild, für eine Anfrage der Polizei, eine Datenanfrage des Gastes oder einen Gerichtsbeschluss) ist nur für den Inhaber und Admins. TIOO fragt, für wen der Datensatz ist und warum, und bewahrt diese Angabe auf. Vor einem Download bittet TIOO Sie vielleicht auch, Ihren Betrieb zu verifizieren und die Anmeldung des Inhabers mit einer Authenticator-App zu schützen.
• Standardmäßig bekommt der Inhaber jedes Mal eine E-Mail, wenn ein Ausweis-Datensatz oder -Foto heruntergeladen wird, sodass Sie merken, wenn jemand anderes einen Zugang verwendet.
• Reinigungskräfte sehen nie Ausweise.

Wie lange TIOO sie aufbewahrt

Im Tab Anreise legt die Aufbewahrungsfrist für Ausweise (Tage) fest, wie lange Ausweise aufbewahrt werden, gezählt ab dem Ende des Aufenthalts. Die Seite zeigt die gesetzliche Mindestfrist, die TIOO für das Land Ihres Betriebs hinterlegt hat (falls es eine gibt), und die längste Zeit, die TIOO Ausweise aufbewahrt (7 Jahre). Die Einstellung gilt für alle Ihre Unterkünfte und für Ausweise, die an der Rezeption hinzugefügt wurden; eine Änderung gilt für Ausweise, die ab dann hochgeladen werden.

Wenn die Frist endet, löscht TIOO das Foto automatisch. Ein Ausweis, der mit einer offenen Anfrage der Polizei oder eines Gerichts verbunden ist, wird aufbewahrt, bis diese Anfrage abgeschlossen ist.

Hinweis: Jedes Ausweisfoto zählt zum Speicherplatz Ihres Plans.