Chaque personne de votre équipe a un rôle. Le rôle décide des pages qu'elle voit dans le menu et des boutons sur lesquels elle peut appuyer. Vous le choisissez quand vous invitez quelqu'un, et vous pouvez le changer sur sa page dans Équipe.
Les cinq rôles en bref
- Propriétaire — tout, y compris la facturation, la fermeture du compte et la transmission de l'établissement à quelqu'un d'autre. Il y a un seul propriétaire.
- Administrateur — tout sauf la facturation et la fermeture du compte. Peut gérer les responsables et les réceptionnistes.
- Responsable — réservations, clients, messages, chambres, ménage et rapports. Pas de paramètres de l'établissement et pas d'équipe.
- Réceptionniste — l'accueil : les arrivées du jour, l'enregistrement, les réservations (en consultation), les notes de réservation, le calendrier, les messages, les demandes de réservation, l'ajout de pièces d'identité à la réception, le stationnement et le signalement des problèmes.
- Agent de ménage — seulement l'application ménage avec ses propres tâches. Le personnel de ménage s'ajoute sur la page Personnel de ménage, pas sur la page Équipe, et n'utilise pas de places d'équipe.
La liste ci-dessous est exacte : elle est faite à partir de la même liste que TIOO utilise pour décider qui peut ouvrir chaque page.
Remarque: Certaines parties demandent aussi le bon plan. Par exemple, les factures demandent Starter ou supérieur et les rapports Growth ou supérieur. Un rôle ne peut pas ouvrir une page que votre plan ne comprend pas. Voir Votre plan TIOO.
Tout, partie par partie
✓ = peut le faire. — = ne peut pas.
Réservations
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir les réservations |
✓ |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
| Ajouter et modifier des réservations, enregistrer l'arrivée et le départ des clients |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Annuler des réservations |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Changer les prix |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Mettre en pause l'accès d'un client |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
| Lire et écrire des notes de réservation |
✓ |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
| Supprimer les notes des autres |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
Calendrier et disponibilités
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir le calendrier |
✓ |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
| Bloquer des dates et fixer des restrictions |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
Clients et fiches clients
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Ouvrir et modifier les fiches clients |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Télécharger la liste des clients |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
Pièces d'identité des clients
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir les photos de pièces d'identité et le suivi des enregistrements |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Ajouter des pièces d'identité à la réception |
✓ |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
| Approuver, refuser et supprimer des pièces d'identité |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
| Remettre des dossiers de pièces d'identité à la police ou à la justice |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
Messages
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Lire les messages |
✓ |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
| Répondre, envoyer et trier les messages |
✓ |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
| Supprimer des conversations |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Écrire des modèles de messages |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Supprimer des modèles et changer les paramètres des messages |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
Demandes de réservation
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir les demandes de réservation |
✓ |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
| Approuver ou refuser les demandes de réservation |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
Demandes de surclassement et de chambre supplémentaire
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir les demandes et offres de surclassement et de chambre supplémentaire |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Les approuver ou les refuser |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
Chambres et établissements
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir les chambres |
✓ |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
| Modifier les chambres et les photos |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Ajouter ou supprimer des chambres |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Ajouter, modifier ou supprimer des établissements |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
Stationnement
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir le stationnement et les voitures des clients |
✓ |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
| Changer les paramètres de stationnement |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
Synchronisation des calendriers et import XLS
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir la synchronisation des calendriers et les imports |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Connecter des calendriers et importer des fichiers de réservations |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
Serrures connectées
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir les serrures connectées |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
| Déverrouiller les portes à distance |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Créer ou annuler des codes PIN |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
| Connecter et configurer les serrures |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
Chauffage et climatisation
Affiché seulement quand votre établissement a Chauffage et climatisation (plans Growth et supérieurs).
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir le chauffage et la climatisation |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Changer les températures à la main |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Connecter les thermostats, relier les chambres et fixer les règles |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
Ménage
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir les tâches de ménage et les rapports |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Planifier le ménage, attribuer les tâches, gérer le personnel de ménage |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Payer le personnel de ménage |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
| Donner un accès de connexion au personnel de ménage |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
Maintenance
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir les problèmes |
✓ |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
| Signaler des problèmes |
✓ |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
| Mettre à jour, attribuer et clôturer des problèmes |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Supprimer des problèmes |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
Factures et paiements
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir les factures |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Créer, modifier et envoyer des factures |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Marquer comme payé et enregistrer des paiements |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Envoyer ou marquer plusieurs factures à la fois |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
| Connecter des prestataires de paiement (Stripe, PayPal…) |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
Prix selon les événements
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir les événements et les suggestions de prix |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Ajouter et modifier des événements |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Appliquer des prix |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
Avis
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir les avis |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Afficher ou masquer les avis sur le site web |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Importer, supprimer et connecter les avis Google |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
Rapports
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir les rapports |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
Site web
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Modifier le site web |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
| Publier le site web ou le mettre hors ligne |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
| Ajouter du JavaScript personnalisé |
✓ |
— |
— |
— |
— |
Photos
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Ajouter des photos (envois et photos libres de droits) |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
Paramètres
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Changer les paramètres de l'établissement (portail, règlement intérieur, e-mail…) |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
| Modifier le guide des environs |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
| Demander de l'aide à TIOO pour la configuration |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
Équipe
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir l'équipe |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
| Changer le rôle, les établissements et la photo des personnes |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
| Inviter des personnes |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
| Créer et modifier des rôles |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
| Transmettre l'établissement à quelqu'un d'autre |
✓ |
— |
— |
— |
— |
Journal d'activité
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir le journal d'activité |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
Facturation
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir le plan, l'utilisation et les factures TIOO |
✓ |
✓ |
— |
— |
— |
| Changer le plan, les options et la carte de paiement |
✓ |
— |
— |
— |
— |
L'établissement
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Supprimer l'établissement ou télécharger toutes ses données |
✓ |
— |
— |
— |
— |
Connexion
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Leur propre sécurité de connexion et leur langue |
✓ |
✓ |
✓ |
✓ |
✓ |
| Confirmer que c'est bien eux avant les pages sensibles |
✓ |
✓ |
✓ |
— |
— |
Application ménage
| Ce qu'ils peuvent faire |
Propriétaire |
Administrateur |
Responsable |
Réceptionniste |
Agent de ménage |
| Voir et faire leurs tâches de ménage |
— |
— |
— |
— |
✓ |
| Signaler des problèmes depuis l'application ménage |
— |
— |
— |
— |
✓ |
Ce qui ne change jamais
Certaines choses restent aux mêmes personnes, quels que soient vos réglages :
- Seul le propriétaire peut changer le plan, la carte et les options, supprimer l'établissement ou télécharger toutes ses données, transmettre l'établissement à quelqu'un d'autre, et ajouter du JavaScript personnalisé au site web.
- Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent remettre des dossiers de pièces d'identité à la police ou à la justice — une obligation légale prévue par la loi sur la protection des données.
- Seuls le propriétaire, les administrateurs et les responsables peuvent confirmer que c'est bien eux avant les pages sensibles (par exemple les photos de pièces d'identité des clients).
- Chacun s'occupe de sa propre connexion : mot de passe, code de connexion et langue du tableau de bord.
Les réceptionnistes et les fiches clients
Les fiches clients contiennent les coordonnées des clients et l'historique de leurs séjours. Par défaut, seuls les propriétaires, administrateurs et responsables peuvent les ouvrir. Dans Équipe, Accès aux fiches clients vous permet d'autoriser aussi les réceptionnistes. Le téléchargement de toute la liste des clients dans un tableur reste toujours réservé aux propriétaires, administrateurs et responsables.
Limiter quelqu'un à certains établissements
Si vous avez plus d'un établissement, les responsables et les réceptionnistes peuvent être limités aux établissements où ils travaillent : ouvrez la personne dans Équipe et cochez Établissements visibles. Aucune case cochée signifie tous les établissements. Les propriétaires et les administrateurs voient toujours tous les établissements.
Rôles personnalisés
Besoin d'un rôle entre deux — par exemple un responsable qui ne peut pas changer les prix ? Avec les plans Growth et supérieurs, quand votre page Équipe a un onglet Rôles et droits, vous pouvez créer vos propres rôles à partir de la même liste, en partant de l'un des rôles tout prêts. Les éléments réservés au propriétaire et ceux réservés au propriétaire et aux administrateurs ci-dessus ne peuvent pas être donnés à un rôle personnalisé.
Bon à savoir
- Une personne qui ne voit pas une page ou un bouton n'a généralement pas le droit correspondant dans la liste ci-dessus, ou votre plan ne le comprend pas. Vérifiez son rôle dans Équipe.
