Fichiers clients : clients sur place, à venir, passés et annulés

Fichiers clients est la liste de toutes les personnes qui ont séjourné chez vous, qui sont sur place ou qui vont venir. Elle est construite à partir de vos réservations : chaque réservation y apparaît, qu'elle vienne d'un site de réservation, de votre site web ou qu'elle ait été ajoutée à la main.

Réservations sert à gérer aujourd'hui et les jours qui viennent. Fichiers clients sert à retrouver des informations : « Cette personne a-t-elle déjà séjourné chez nous ? », « Quel était le numéro de téléphone du client de la semaine dernière ? ».

Les onglets

• Passé : les clients qui sont partis. C'est l'onglet qui s'ouvre en premier.
• Sur place : les clients dont le séjour comprend aujourd'hui.
• À venir : les clients qui ne sont pas encore arrivés.
• Non présenté : les réservations marquées en no-show.
• Annulée : les réservations annulées, gardées pour mémoire.
• Tout : tout.

Avec plusieurs établissements, la liste montre l'établissement que vous avez choisi en haut du tableau de bord.

Retrouver un client

1. Ouvrez Fichiers clients.
2. Saisissez dans la case de recherche : un nom, un e-mail, un numéro de téléphone, une chambre ou une référence de réservation.
3. Appuyez sur Entrée.

La recherche porte sur l'onglet où vous êtes. Passez sur Tout pour tout chercher.

Ce que vous pouvez faire depuis une ligne

• Cliquez sur le nom du client pour ouvrir sa fiche client : coordonnées, dates du séjour, chambre et lien de son portail client avec Copier le lien (pratique quand un client l'a perdu). La fiche indique Portail actif quand le client peut utiliser son portail client maintenant.
• Voir la réservation ouvre la réservation.
• Réserver à nouveau (clients passés) ouvre une nouvelle réservation avec leur nom, leur e-mail et leur téléphone déjà remplis.
• Les clients qui ont déjà séjourné chez vous sont marqués Client fidèle.

Une réservation et une fiche client — la différence

Chaque réservation apparaît dans Fichiers clients. Une réservation reçoit une fiche client complète (avec un lien vers le portail client) quand le client termine l'enregistrement en ligne, ou quand vous l'enregistrez depuis le tableau de bord. D'ici là, la ligne n'a que ce que la réservation contient. Une réservation venant du calendrier d'un site de réservation n'a souvent qu'un nom, jusqu'à ce que le client s'enregistre ou que l'e-mail de réservation soit lu.

Télécharger la liste

Cliquez sur Exporter en CSV pour télécharger l'onglet que vous regardez sous forme de tableur. Il suit votre onglet, votre recherche et l'établissement que vous avez choisi.

Remarque: Le téléchargement est réservé aux propriétaires, administrateurs et responsables, car il copie les coordonnées de tous les clients.

Qui peut ouvrir Fichiers clients

Les propriétaires, administrateurs et responsables peuvent toujours l'ouvrir. Les réceptionnistes aussi, sauf si le propriétaire ou un administrateur le change : sur la page Équipe, sous Accès aux fiches clients, choisissez Propriétaires, administrateurs et responsables uniquement. Le personnel de ménage ne voit jamais Fichiers clients.