Une réservation qui arrive par le calendrier d'un site de réservation est presque vide au départ : des dates et, parfois, un nom. Il n'y a ni adresse e-mail, ni numéro de téléphone, ni référence de réservation. Sans eux, vous ne pouvez pas écrire au client, et le client ne peut pas faire son enregistrement en ligne (il a besoin de la référence de réservation).

L'e-mail de réservation du site de réservation contient ces informations. Quand cet e-mail arrive dans TIOO, TIOO trouve la réservation correspondante et les ajoute.

Votre adresse e-mail TIOO

Chaque établissement a sa propre adresse : le nom web de votre établissement suivi de @tioo.com, par exemple [email protected].

Vous la trouvez :

  • en haut de Messages, à côté de Votre e-mail TIOO :, avec un bouton Copier ;
  • dans Paramètres → Adresses e-mail, comme Adresse principale.

Tout ce qui est envoyé à cette adresse arrive dans Messages, avec tous les plans.

Y envoyer les e-mails de réservation

Le plus fiable est de donner votre adresse TIOO à chaque site de réservation comme adresse qui reçoit les notifications de réservation :

  1. Copiez votre adresse TIOO depuis Messages.
  2. Connectez-vous au site de réservation (par exemple l'Extranet Booking.com).
  3. Dans ses paramètres d'e-mails de contact ou de notification, ajoutez votre adresse TIOO.
  4. Enregistrez.

À partir de là, chaque nouvel e-mail de réservation va aussi à TIOO.

Remarque: Si vous transférez plutôt les e-mails à la main depuis votre propre boîte, les e-mails de Booking.com dont l'objet dit toujours « New booking », « Modified booking » ou « Cancelled booking » sont reconnus. Les autres e-mails transférés arrivent quand même dans Messages, mais TIOO ne pourra peut-être pas compléter une réservation à partir d'eux.

Ce qui se passe quand un e-mail arrive

  1. L'e-mail apparaît dans Messages.
  2. TIOO lit la référence de réservation, la date d'arrivée, le nom du client, son e-mail et son téléphone.
  3. Il trouve la réservation du calendrier qui a la même date d'arrivée (ou la même référence de réservation) et ajoute les informations qui manquent.

Si l'e-mail arrive avant que le calendrier ait fait entrer la réservation, TIOO garde les informations et les ajoute dès que la réservation apparaît. Pour une réservation de plusieurs chambres, TIOO donne aussi la référence aux autres chambres réservées en même temps.

Une fois que la réservation a sa référence et son e-mail, le client peut faire son enregistrement en ligne. Voir Envoyer à un client son lien d'enregistrement.

Ce que cela ne peut pas faire

  • Cela ne fonctionne que pour les e-mails qui arrivent à partir de maintenant. Pour les réservations que vous aviez déjà avant, importez l'export du site de réservation : Importer vos réservations passées.
  • Airbnb ne partage pas toujours l'adresse e-mail du client. Quand il ne le fait pas, TIOO ne peut pas en ajouter une.

Adresses supplémentaires et copies (propriétaire ou administrateur)

Dans Paramètres → Adresses e-mail, vous pouvez :

  • Ajouter une adresse, par exemple une pour les réservations et une pour votre site web, afin de savoir d'où vient un e-mail. Le nombre dépend de votre plan.
  • Choisir l'adresse depuis laquelle les réponses sont envoyées (Envoyer les réponses depuis celle-ci).
  • Transférer une copie vers ma propre adresse e-mail, pour que chaque e-mail reçu soit aussi envoyé dans votre propre boîte. Il faut pour cela le plan Starter ou supérieur. Répondez depuis Messages pour garder la conversation réunie dans TIOO.

Toujours aucune information sur une réservation ? Voir Une réservation n'a pas d'adresse e-mail.

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