Importer vos réservations passées depuis un export Booking.com (XLS)

Quand vous connectez vos calendriers pour la première fois, toutes les réservations qui s'y trouvent déjà arrivent dans TIOO, mais sans l'e-mail du client, son téléphone, la référence de réservation ni le prix. Les e-mails de réservation ne complètent que les réservations à partir de maintenant. Pour les réservations que vous avez déjà, importez le fichier de réservations que vous pouvez télécharger sur votre site de réservation.

Cet import est gratuit avec tous les plans.

Remarque: L'import ajoute seulement des informations aux réservations qui sont déjà dans TIOO. Il ne crée jamais de réservation. Connectez d'abord vos calendriers (voir Connecter votre calendrier Booking.com) et attendez que les réservations arrivent.

1. Télécharger le fichier depuis votre site de réservation

• Booking.com : dans l'Extranet, ouvrez Réservations, choisissez les dates (incluez les séjours à venir), puis téléchargez la liste. Choisissez la version avec les coordonnées des clients. Elle s'appelle en général « Check-in with contact details ». Importez le fichier .xls tel quel.
• Airbnb : ouvrez Réservations depuis la page Aujourd'hui, affichez toutes les réservations, puis utilisez Exporter pour télécharger un CSV. Le fichier d'Airbnb contient le code de confirmation et le téléphone du client, mais pas d'adresse e-mail. C'est normal.
• Tout autre site ou votre propre tableur : n'importe quel fichier convient s'il a une colonne avec le nom du client et une colonne avec la date d'arrivée. Une colonne avec la référence de réservation donne la correspondance la plus fiable.

La page reprend aussi ces étapes, sous Obtenir le fichier depuis votre site de réservation, avec les Colonnes que nous lisons.

2. L'importer

1. Ouvrez Import XLS dans le menu.
2. Sous Importer un fichier, cliquez sur Choisissez un fichier ou déposez-le ici et choisissez votre fichier. Il peut être au format .xls, .xlsx ou .csv, jusqu'à 10 Mo.
3. Cliquez sur Importer et ajouter les informations.

TIOO lit le fichier en arrière-plan. La page de résultats se met à jour toute seule. Un gros fichier peut prendre une minute, et vous pouvez partir et y revenir depuis Imports précédents.

3. Lire les résultats

En haut, vous voyez quatre nombres :

• Lignes lues : les lignes de votre fichier.
• Réservations complétées : les réservations qui ont reçu de nouvelles informations.
• Déjà à jour : les réservations qui avaient déjà tout.
• Non utilisée : les lignes qui n'ont pas pu être utilisées, par exemple parce qu'aucune réservation ne correspondait.

Ouvrez Ligne par ligne pour voir ce qui est arrivé à chaque ligne. Télécharger les lignes non utilisées (CSV) vous donne les lignes qui n'ont pas servi, pour que vous puissiez les vérifier.

Si aucune ligne ne correspond, c'est en général que le calendrier n'a pas encore fait entrer ces réservations. Vérifiez chaque chambre dans Synchronisation des calendriers.

Bon à savoir

• Les informations déjà présentes sur une réservation ne sont jamais remplacées. Les lignes annulées sont ignorées.
• Utilisez un export récent. Un vieux fichier peut contenir des réservations qui ont changé depuis.
• À partir d'un fichier Booking.com, TIOO prend aussi le prix et la commission. Ils apparaissent dans les Rapports (plan Growth et supérieur).
• Seules les 2 000 premières lignes d'un fichier sont lues. Exportez une période plus courte pour le reste.
• Si une date comme 04/05 peut se lire de deux façons, la page de résultats indique comment TIOO l'a lue.
• TIOO ne garde pas votre fichier après l'avoir lu. Les résultats restent dans Imports précédents pendant 90 jours.
• Les propriétaires, administrateurs et responsables peuvent importer des fichiers.