TIOO envoie certains messages aux clients tout seul, pour que vous n'ayez pas à le faire. Cette page les liste tous.
D'où ils viennent
- Les e-mails partent au nom de votre établissement depuis votre adresse @tioo.com par défaut (par exemple « Riverside Hotel », depuis [email protected]). Quand un client répond, la réponse arrive dans Messages.
- Les SMS demandent le plan Starter ou supérieur et comptent dans votre quota mensuel de messages. Avec un plan sans SMS, TIOO envoie un e-mail à la place quand il y en a un.
- WhatsApp est utilisé quand votre établissement a connecté son propre numéro WhatsApp (Paramètres → WhatsApp). Avec les plans qui comprennent les SMS, TIOO peut aussi envoyer depuis son propre numéro WhatsApp ; ces messages comptent dans votre quota mensuel de messages.
Les clients les reçoivent dans leur langue (la langue de leur réservation ou celle utilisée pendant l'enregistrement), parmi les dix langues client que TIOO parle.
Remarque: Paramètres → Notifications concerne les alertes que vous recevez (nouvelles réservations, arrivées, messages, pièces d'identité). Cela n'active ni ne désactive les messages aux clients.
Réservations venant de votre site web
| Message | Quand |
|---|---|
| Demande de réservation reçue | Un client réserve sur votre site web et la réservation doit être approuvée par vous. |
| Réservation confirmée | Vous approuvez la demande, ou elle a été confirmée tout de suite (réservation immédiate). |
| Réservation refusée | Vous refusez la demande. Le motif que vous saisissez est inclus. |
| Une autre chambre proposée | Vous proposez au client une autre chambre pour sa demande. |
| Nouvelles dates pour votre séjour | Vous déplacez une réservation directe ou ajoutée à la main vers d'autres dates sur le calendrier et choisissez de prévenir le client. |
Les réservations venant des sites de réservation (Booking.com, Airbnb…) reçoivent leur confirmation de ce site, pas de TIOO.
Avant et pendant le séjour
| Message | Quand |
|---|---|
| Rappel d'enregistrement (e-mail) | La veille de l'arrivée, une fois par jour à 08:00 UTC, aux réservations confirmées qui ont une adresse e-mail. Il contient le lien d'enregistrement. Plusieurs chambres sur une même référence de réservation reçoivent un seul e-mail. |
| Votre portail client (e-mail) | Juste après que le client a terminé l'enregistrement en ligne. Il contient le lien de son portail client et les dates du séjour. |
| Votre code de porte (SMS ou WhatsApp) | Quand le client appuie sur Envoyer le code PIN sur mon téléphone dans son portail client (seulement à partir de l'heure d'arrivée, et seulement s'il a donné un numéro de téléphone). |
| Votre code de porte a été mis à jour | Quand le code de porte change : par exemple quand un départ tardif ou un déplacement sur le calendrier demande un nouveau code, ou quand vous créez un nouveau code dans Serrures connectées. Envoyé par WhatsApp ou SMS, sinon par e-mail. |
| Facture | Quand vous envoyez une facture, avec le PDF en pièce jointe. |
Le code de porte n'est jamais dans un e-mail ou un SMS avant l'heure d'arrivée, sauf le message « mis à jour » pour un client qui a déjà un code.
Après le séjour
Après le départ du client, TIOO envoie un seul de ces messages :
- Une demande d'avis, si vous avez activé les demandes d'avis dans Paramètres → Demandes d’avis (plan Growth ou supérieur). Elle demande un avis honnête sur le bon site, et peut envoyer un rappel plus tard.
- Sinon un court message de remerciement par e-mail (et par WhatsApp quand c'est possible). Le remerciement standard est dans la langue du client ; un texte que vous avez écrit vous-même est envoyé tel que vous l'avez écrit.
Vos propres messages
Tout ce que vous écrivez dans Messages, et toutes les réponses automatiques que vous réglez dans Paramètres des messages (par exemple en dehors des horaires), partent de la même adresse.
Quand rien ne part
- La réservation n'a pas d'e-mail (courant pour les réservations des sites de réservation tant que l'e-mail de réservation ou l'enregistrement ne l'a pas rempli).
- Le client a répondu STOP à un SMS.
- Le quota quotidien d'e-mails de votre plan est épuisé. Voir Les e-mails n'arrivent pas.
Guides associés
- Messages : lire les messages des clients et y répondreUne seule boîte de réception pour les e-mails, SMS, messages WhatsApp et demandes du site web — comment répondre, utiliser les modèles et garder la boîte en ordre.
- Envoyer à un client son lien d'enregistrementOù se trouve le lien d'enregistrement en ligne, quand TIOO l'envoie pour vous par e-mail, et ce qui se passe quand le client a fini.
- Les e-mails n'arrivent pas (à vous ou aux clients)Des listes de vérification pour les e-mails de réservation qui n'arrivent pas dans TIOO, les alertes qui ne vous arrivent pas, et les e-mails ou SMS aux clients qui ne partent pas.
- Le lien d'enregistrement, écran par écranCe que voit votre client, de la saisie de sa référence de réservation jusqu'à la dernière page qui l'envoie vers son portail client.