Le fatture sono incluse dal piano Starter in su. Proprietari, amministratori e manager possono creare, inviare e segnare le fatture; receptionist e addetti alle pulizie non le vedono.

La pagina Fatture

Prima della Sua prima fattura

Apra Fatture e prema Impostazioni per compilare, una volta sola (solo proprietario o amministratore):

  • il nome, l'indirizzo e la Partita IVA / codice fiscale della Sua attività;
  • un Logo (prema Carica il logo);
  • il Prefisso del numero — per esempio INV- dà INV-0001, INV-0002…;
  • Pagamento entro (giorni), le Tasse % abituali e il Nome della tassa (IVA, VAT, GST…);
  • Istruzioni per il pagamento — come gli ospiti possono pagarLa, per esempio i Suoi dati bancari.

Prema Salva le impostazioni. Questi dati vengono inseriti in ogni nuova fattura, e può comunque cambiarli su ciascuna.

Creare una fattura da una prenotazione (il modo più rapido)

  1. Apra la prenotazione in Prenotazioni.
  2. Prema Crea una fattura.
  3. Il nome e l'email dell'ospite, tutte le camere della prenotazione, le notti e il prezzo a notte sono già compilati. Li controlli.
  4. Aggiunga eventuali righe in più con Aggiungi una riga — per esempio un check-out posticipato. Usi un prezzo negativo per uno sconto o un acconto già pagato.
  5. Prema Salva e invia all’ospite via email, oppure Salva come bozza per inviarla più tardi.

Creare una fattura da zero

  1. In Fatture, prema Nuova fattura.
  2. In A chi è intestata?, scriva in Trova una prenotazione o un ospite e ne scelga uno — oppure scriva semplicemente il Nome sulla fattura e l'email.
  3. In Cosa sta addebitando?, compili ogni riga: descrizione, quantità e prezzo unitario.
  4. Controlli la Data di scadenza, la Valuta e le tasse, e se vuole aggiunga una Nota per l’ospite.
  5. Prema Salva e invia all’ospite via email oppure Salva come bozza.

TIOO somma per Lei ogni riga, le tasse e il totale. La valuta è quella della Sua attività, a meno che non ne scelga un'altra.

Cosa riceve l'ospite

Un'email con la fattura e un PDF, nella lingua dell'ospite (dalla sua prenotazione) quando è inglese, spagnolo, portoghese, francese, tedesco o italiano (altrimenti in inglese). L'email contiene un link di pagamento. Se ha collegato un fornitore di pagamenti con carta (Stripe, PayPal o Paystack, in Impostazioni), l'ospite può pagare online tramite esso.

Nota: Nella pagina della fattura, Link di pagamento ha un pulsante Copia. Incolli il link in un messaggio WhatsApp o in un SMS se per l'ospite è più comodo.

Stati

Le schede della pagina Fatture ordinano le fatture per stato:

  • Bozze — salvate, non inviate.
  • Non pagata — inviata, in attesa di pagamento.
  • Scaduta — oltre la data di scadenza e non ancora pagata. TIOO sposta qui le fatture da solo.
  • Pagato
  • Cancellata — conservata nei Suoi archivi; l'ospite non può pagarla.

I riquadri in alto mostrano cosa è in attesa di pagamento, cosa è scaduto e cosa è stato pagato questo mese, per valuta.

Segnare una fattura come pagata

  • Pagata online: TIOO segna da solo la fattura come pagata quando l'importo intero arriva tramite il Suo fornitore di pagamenti. Se l'ospite ha pagato di meno, o in un'altra valuta, riceve invece una notifica per controllare.
  • Pagata in un altro modo (contanti, POS, bonifico bancario): apra la fattura e prema Segna come pagata.

L'ha segnata come pagata per errore? Prema Segna come non pagata. (Non è possibile quando l'ospite ha pagato online.)

Altre cose che può fare nella pagina della fattura

  • Invia all’ospite, Invia di nuovo o Invia un promemoria — la invia di nuovo per email.
  • Scarica il PDF.
  • Modifica — solo finché la fattura non è pagata o cancellata. Se l'ospite l'ha già ricevuta, la invii di nuovo dopo.
  • Cancella la fattura — la conserva nei Suoi archivi.
  • Riapri come bozza — per una fattura cancellata.
  • Elimina la bozza — si possono eliminare solo le bozze senza pagamenti.
  • Cronologia — chi ha fatto cosa su questa fattura.

Molte fatture insieme

Proprietari e amministratori possono spuntare più fatture nell'elenco e usare Invia o Segna come pagato per tutte.

Buono a sapersi

  • Le fatture sono numerate una dopo l'altra con il Suo prefisso. Cambiare il prefisso fa partire una nuova sequenza; le vecchie fatture mantengono i loro numeri.
  • Cerchi nell'elenco per ospite, email, numero di fattura o codice di prenotazione, e scelga 6 mesi, 12 mesi o Da sempre.

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