Marquer un client comme arrivé, annuler l'opération, ou le marquer en no-show

Avec une serrure connectée, TIOO voit quand un client ouvre la porte pour la première fois et le marque comme arrivé tout seul. Utilisez ces boutons quand ce n'est pas possible — coffre à clés, réception, client que vous faites entrer vous-même — ou quand vous devez corriger l'enregistrement. Les propriétaires, administrateurs et responsables peuvent les utiliser.

Marquer un client comme arrivé

1. Ouvrez la réservation (cliquez sur le nom du client dans Réservations).
2. Appuyez sur Marquer comme arrivé.

Le bouton apparaît du jour d'arrivée au jour de départ, tant qu'aucune arrivée n'a encore été enregistrée. Vous pouvez aussi cliquer sur la pastille En retard dans la liste d'aujourd'hui et choisir Marquer comme arrivé.

Ce qui se passe : la réservation est enregistrée, la ligne devient verte (Arrivé, puis Sur place au bout de 2 heures), et les mises à jour des calendriers ne changent plus son état. Vous ne recevez pas l'e-mail « le client est arrivé », puisque vous le savez déjà. Dans une réservation de plusieurs chambres, TIOO demande s'il faut marquer toutes les chambres. Appuyez sur OK pour toutes les chambres, ou sur Annuler pour cette chambre seulement.

L'annuler dans les 5 minutes

Juste après avoir marqué un client comme arrivé, le bouton devient Undo arrival mark avec un compte à rebours. Appuyez dessus dans les 5 minutes et la réservation revient exactement comme avant.

Annuler un enregistrement plus tard

Si le client a été enregistré à la main (avec Marquer comme arrivé ou le bouton Enregistrer l’arrivée sur la ligne) et que c'était une erreur, vous pouvez revenir en arrière à tout moment pendant le séjour :

1. Ouvrez la réservation et appuyez sur Plus d’actions (⋮).
2. Choisissez Annuler l’enregistrement manuel et confirmez.
3. Dans une réservation de plusieurs chambres, TIOO demande s'il faut le faire pour toutes les chambres. Appuyez sur OK pour toutes les chambres, ou sur Annuler pour cette chambre seulement.

La réservation repasse à Confirmée, et le client peut s'enregistrer de façon normale. Les informations du client que vous avez saisies sont conservées.

Remarque: Annuler l’enregistrement manuel n'est pas proposé quand le client a ouvert la porte avec son code ou avec le bouton de son portail client. Cette entrée est un vrai enregistrement de la serrure et reste.

Marquer en no-show

1. Ouvrez la réservation et appuyez sur Plus d’actions (⋮).
2. Choisissez Marquer en no-show et confirmez.
3. Dans une réservation de plusieurs chambres, appuyez sur OK pour marquer toutes les chambres, ou sur Annuler pour cette chambre seulement.

Marquer en no-show est disponible à partir du jour d'arrivée et pendant tout le séjour, même si le client a été marqué comme arrivé par erreur. Marquer en no-show efface aussi tout enregistrement d'arrivée. Vous la retrouvez ensuite dans Fichiers clients, sous Non présenté.

Attention: Booking.com et Airbnb ne sont pas prévenus. Marquez aussi le no-show sur le site de réservation, sinon vous pourriez quand même payer la commission.

Remarque: Marquer en no-show retire aussi le code de porte du client de la serrure connectée. Si une serrure ne peut pas être jointe, vous recevez une alerte pour retirer le code vous-même. Si vous rétablissez la réservation plus tard, TIOO crée un nouveau code.