Nachrichten: Gästen lesen und antworten

Nachrichten hält jede Unterhaltung mit Ihren Gästen an einem Ort: E-Mails, SMS, WhatsApp und Nachrichten aus dem Kontaktformular Ihrer Website. Nachrichten gibt es in jedem Plan.

Die Tabs

• Posteingang: jede offene Unterhaltung. Die Zahl zeigt, wie viele ungelesen sind.
• Meine: Unterhaltungen, die Ihnen zugewiesen sind. Eine Unterhaltung wird Ihre, wenn Sie darauf antworten oder jemand sie Ihnen zuweist.
• Antwort nötig: Gäste, die auf eine Antwort warten.
• Gesendet: jede Unterhaltung, in der Ihr Team geschrieben hat, die neueste zuerst.
• Archiviert: Unterhaltungen, die Sie weggelegt haben.
• Buchungsbenachrichtigungen: Bestätigungs-, Änderungs- und Stornierungs-E-Mails von Buchungsportalen wie Booking.com und Airbnb. Sie werden getrennt gehalten, damit der Posteingang nur Gäste zeigt. TIOO verwendet sie bereits, um Ihre Buchungen zu ergänzen.
• Papierkorb: Unterhaltungen, die Sie gelöscht haben. Sie werden nach 30 Tagen endgültig entfernt.

Mit dem Suchfeld finden Sie eine Unterhaltung nach Name, Buchungsnummer, E-Mail, Telefon oder Wörtern in der Nachricht. Bei mehreren Unterkünften können Sie auch nach Unterkunft und nach Kanal filtern.

Einem Gast antworten

1. Öffnen Sie Nachrichten.
2. Klicken Sie auf die Unterhaltung. Rechts sehen Sie die Buchung, zu der sie gehört (Daten, Zimmer, Buchungsnummer), und Buchung öffnen.
3. Wählen Sie unter Antworten per die Option E-Mail, SMS oder WhatsApp.
4. Um mit fertigen Worten zu beginnen, wählen Sie eine unter Vorlage verwenden …. Die Angaben des Gastes werden für Sie eingesetzt.
5. Schreiben Sie Ihre Antwort in das Antwortfeld.
6. Um eine Datei hinzuzufügen, klicken Sie auf Anhängen (bis zu 10 MB pro Datei).
7. Klicken Sie auf Senden (oder drücken Sie Strg + Eingabe).

Der Gast bekommt Ihre Antwort auf dem gewählten Kanal. E-Mails gehen von der @tioo.com-Adresse Ihres Betriebs hinaus, und die Antwort des Gastes kommt in dieselbe Unterhaltung zurück.

Hinweis: Unter einer Gastnachricht in einer anderen Sprache steht eine Schaltfläche Übersetzen. Sie zeigt die Nachricht in Ihrer Dashboard-Sprache.

SMS und WhatsApp

• SMS brauchen den Plan Starter oder höher und zählen zu Ihrem monatlichen Nachrichtenkontingent. Wenn ein Gast auf eine SMS mit STOP geantwortet hat, können Sie ihm keine SMS mehr senden, bis er START schreibt.
• WhatsApp erscheint nur, wenn der Gast Ihnen über WhatsApp geschrieben hat. Sie können 24 Stunden nach seiner letzten WhatsApp-Nachricht frei schreiben. Danach senden Sie stattdessen eine genehmigte WhatsApp-Vorlage, eine SMS oder eine E-Mail.

Den Posteingang ordentlich halten

Oben in einer geöffneten Unterhaltung:

• Zugewiesen an: Wählen Sie, wer sich darum kümmert, oder Niemand.
• Als ungelesen markieren: macht sie wieder ungelesen, zum Beispiel um sich später darum zu kümmern.
• Archivieren: verschiebt sie nach Archiviert. In den Posteingang holt sie zurück.
• Papierkorb: löscht sie (nur Inhaber, Admins und Manager).

Um mehrere auf einmal zu bearbeiten, klicken Sie in der Liste auf Auswählen, haken Sie die Unterhaltungen an und wählen Sie dann Als gelesen markieren, Archivieren oder eine andere Aktion.

Vorlagen

Klicken Sie oben in Nachrichten auf Vorlagen, um fertige Antworten zu schreiben. In eine Vorlage können Sie Angaben des Gastes wie {guest_name}, {check_in} und {property_name} einfügen; TIOO setzt sie ein, wenn Sie die Vorlage verwenden. Inhaber, Admins und Manager können Vorlagen schreiben.

Wer was tun kann

Inhaber, Admins, Manager und Rezeptionisten können Nachrichten lesen, beantworten und sortieren. Reinigungskräfte sehen Nachrichten nie.